Grafice în OpenOffice.org

OpenOffice.org permite reprezentarea grafică a datelor astfel încât să le poți vizualiza cu ușurință, într-o manieră prietenoasă, poți să le compari și să urmărești tendința lor.
Graficele pot fi utilizate atât în foi de calcul cât și în documente text, desene și prezentări.

Tipuri de grafice:

• Coloană (Column)
• Bare (Bar)
• Circular (Pie)
• Suprafață(Area)
• Linie (Line)
• Dispersie XY (Scatter)
• Bule (Bubble)
• Rețea (Net)
• Stocuri (Stock)
• Coloane și Linii (Column and Line)

După crearea graficelor, acestea pot fi importate cu ușurință din Calc, în Writer (documente text) sau Impress (prezentări) sau pot fi folosite direct.
Am încercat să prezint varianta cel mai ușor de utilizat iar dacă ai înțeles cum se crează primul tip de grafic, vei putea cu ușurință să le utilizezi și pe celelalte.
Informații detaliate cu privire la opțiuni (documentații și tutoriale) poți găsi pe pagina oficială OpenOffice.org și în meniul Help al fiecărei componente office (Writer, Calc, Draw, Impress), tasta F1.
Pentru exemplificarea celor mai utilizate tipuri de grafice, vom porni de la un tabel existent, creat într-o foaie de calcul (fișierul este atașat acestui articol, Evidență vânzări 2010.ods).

Înainte de a crea graficul, trebuie să știm ce tipuri de date vrem să reprezentăm și sub ce formă. Este importantă forma sub care sunt prezentate datele, întrucât în cazul unor grafice complexe, aceasta ne poate ușura (sau nu) lucrul.

Coloană (Column)

Să pornim de la ceva simplu: vrem să vedem cum arată graficul vânzărilor firmei ACME pe primul semestru al anului 2010.

Pentru asta, selectăm celulele corespunzătoare, începând de la luna ianuarie, până la ultima valoare a serviciilor pentru luna iunie (C2:H5) și dăm click pe opțiunea Grafic (Chart) (dacă nu este vizibilă pe bara de unelte, poate fi aleasă din meniu: Inserează -> Grafic... Insert -> Chart):
În acest moment va porni Asistentul pentru grafice(Chart Wizard) cu ajutorul căruia vom construi graficul. Avem următoarele opțiuni:

1. Tipul graficului (Chart Type) unde putem alege tipul graficului, în funcție de ceea ce vrem să reprezentăm, în cazul acesta vom alege Coloană (Column). Poți previzualiza în timp real cum va arăta graficul tău, efectuând click pe fiecare tip de grafic și urmărind modificările. Așa poți lua cea mai bună decizie cu privire la tipul pe care îl vei alege. Fiecare tip de grafic are câteva opțiuni în partea dreaptă a asistentului. Pentru graficul din exemplu, am bifat opțiunea 3D iar la Aspect 3D (3D Look) am ales Realist (Realistic). Poți alege ce vrei, în funcție de preferințele personale apoi efectuând click pe Următorul >> (Next >>), vei trece la următoarea opțiune:

2. Interval de date (Data Range): aici putem alege intervalul de date pentru grafic. Automat sunt trecute în câmpul Interval de date (Data Range), celulele pe care le-am selectat înainte de a crea graficul iar dacă am greșit când le-am selectat, le putem modifica. Aici avem câteva opțiuni importante:

1. Serie de date în rânduri (Data series in row) sau Serie de date în coloane (Data series in column) care ne permite să afișăm corespunzător graficul, în funcție de criteriul ales pentru afișarea datelor. Trebuie aleasă cel puțin o opțiune. În exemplul nostru, vom alege opțiunea Serie de date în coloane, pentru a afișa valorile vânzărilor pentru fiecare lună, în funcție de categoria de produse.
2. Mai avem 2 opțiuni: Primul rând ca etichetă (First row as label) pe care îl vom bifa pentru ca primul rând al datelor selectate să fie folosit pentru etichete și Prima coloană ca etichetă (First Column as label) pe care în exemplu nostru, îl vom debifa întrucât pe prima coloană selectată se găsesc valorile vânzărilor pentru prima lună, nu categoriile de produse, care ne interesează pe noi:

3. Serii de date (Data series): aici se pot modifica datele incluse în grafic. Dacă te uiți la aspectul curent al graficului, vei observa că la Legendă, în loc să avem categoriile de produse, avem trecut Rândul x (Row x) (unde x este o cifră). Pentru a corecta acest aspect, fie modificăm valorile actuale, fie le ștergem (Remove) și le adăugăm (Add). Lipsa categoriilor de produse se datorează neselectării celulelor cu denumirea, la crearea graficului. Vom opta pentru modificarea datelor existente:

• pentru prima denumire din Seria de date (Data series), Rândul 3 (Row 3), la Nume (Name) nu avem nimic trecut; dăm click pe butonul din partea dreaptă a câmpului Interval pentru Nume (Range for Name) (Select Data Range -> Shrink), care va micșora fereastra și ne va permite să alegem mai ușor celula (celulele) în care se găsesc informațiile necesare, în cazul nostru dăm click pe celula unde se află scris Hardware. În acest moment la Serie de date vom avea denumirea Hardware în loc de Rândul 3 (Row 3).
• procedăm la fel pentru celelalte serii: Rândul 4 și Rândul 5.

De precizat că pentru fiecare serie de date, la Intervale de date (Nume și valori Y), în câmpurile Interval pentru nume (Range for Name), Interval pentru valorile Y (Range for Y-Values) și Categorii (Categories) avem trecute intervalele pentru fiecare din categoria selectată. După ce terminăm de făcut modificările, trecem mai departe (Next >>).

4. Elementele Graficului (Chart Elements): aici putem completa Titlu (Title), Subtitlu (Subtitle), și text adițional pentru elementele X, Y și Z. Mai avem opțiuni pentru Afișare grilelor (Display Grids) și pentru Afișare Legendă (Display legend) aici putând alege și locul unde va fi afișată legenda. În exemplul nostru:

• Titlu -> Situație vânzări ACME
• Subtitlu -> 2010
• axa X -> Semestrul I
• axa Y -> Valoare vânzări

... și Încheiere (Finish). Gata graficul! .

Graficul se poate muta foarte ușor doar „trăgând” de el în locația dorită.
La fel de simplu putem redimensiona graficul, doar trăgând de colțuri, când cursorul poziționat pe margini se transformă în săgeți.
Cu dublu-click pe grafic, îl putem edita: se poate edita/formata titlul, subtitlul, textele pentru valorile X (orizontale) și Y (verticale) apăsând pe ceea ce dorim să modificăm și click-dreapta pentru a accesa meniul pentru fiecare element.

Dacă vrem să facem același lucru pentru firma a doua, urmărim aceiași pași de mai sus, cu mici diferențe:

• selectăm grupul de celule B6:H8
• debifăm Primul rând ca etichetă (First row as label) și bifăm Prima coloană ca etichetă (First column as label), în cazul acesta vom avea trecute categoriile de produse dar nu vom avea trecute lunile
• observăm că la Seriile de date (Data Series), câmpul Categorii (Categories)de la fiecare serie este gol, drept urmare îl vom modifica în același mod ca și Interval pentru Nume (Range for Name) descris anterior la punctul 3. Serii de date (Data series): click pe butonul din dreapta al câmpului Categoriii, selectăm celulele în care se găsesc denumirile lunilor (C2:H2). Observăm că pentru fiecare categorie (Hardware, Software, Servicii), în câmpul Categorii s-au completat automat valorile alese pentru prima serie.

Graficul meu arată așa:

Urmărind pașii de mai sus, se pot realiza diferite tipuri de grafice.

Circular (Pie)

Mai jos vom crea alte tipuri de grafice. Procedeul e aproape la fel, așa că nu îl voi descrie în detaliu. Următorul tip de grafic, Bare (Bar), este asemănător cu tipul Coloană (Column). Să continuăm cu tipul de grafic Pie (Plăcintă).

Pentru acest exemplu, să presupunem că vrem să vedem ponderea valorii vânzărilor fiecărei categorii din totalul vânzărilor pentru firma ACME.

1. Vom selecta celulele cu categorii (B3:B5) și ținând Ctrl apăsat, vom selecta celulele cu totalul vânzărilor pentru fiecare categorie (I3:I5) și apoi alegem opțiunea Grafic (Chart). La Tipul Graficului (Chart Type) alegem Circular (Pie), iar în dreapta avem opțiuni pentru modificarea aspectului graficului, În funcție de preferințe.

Pentru exemplul dat de mine, am ales opțiunea Grafic circular divizat (Exploded Pie Chart), Aspect 3D (3D Look) -> Realist. Poți alege ce veriantă îți place mai mult :).

2. La Intervalul de date (Data Range) am selectat Serii de date în coloană și Prima coloană ca etichetă și am completat textele pentru titlu și subtitlu. Dacă ne uităm la grafic, nu este tocmai ceea ce ne-am dorit, așa că îl modificăm cu dublu click în interiorul ei. În primul rând dorim procente la valorile vânzărilor. Pentru asta, dăm click dreapta pe corpul graficului și selectăm opțiunea Inserează Etichete (Insert Data Labels).

Hmm... parcă e mai bine, dar unde sunt procentele?

Pentru a avea procente, click dreapta pe grafic -> opțiunea Formatează Etichete (Format Data Labels).

Aici avem mai multe opțiuni pentru etichete: Arată valoarea ca număr (Show value as number) setarea curentă, Arată valoarea ca procent (Show value as percentage), Arată categoria (Show category), Arată legenda (Show legend key) precum și pentru plasarea lor și font:

Am selectat opțiunea Arată valoarea ca procent (Show value as percentage) și la font am ales Bold, ca procentele să fie mai bine evidențiate. Dacă „tragi” de secțiunile corpului graficului, le poți apropia sau depărta. Iată ce a ieșit:

Fă și tu la fel pentru cealaltă firmă. Fii fără grijă, te așteptăm .

Linie

Următoarele tipuri de grafice, Linie (Line) și Dispersie XY (Scatter), sunt asemănătoare ca mod de creare.

Să exemplificăm tipul de grafic Linie: vrem să vedem evoluția vânzărilor pentru firma CHOAM.

• selectăm grupul de celule: B6:H8 și alegem ca tip al graficului, Line.
• pentru graficul meu, am ales Puncte și linii (Points and lines)
• am bifat opțiunile Serie de date în rânduri (Data series in row) și Prima coloană ca etichetă (First column as label)
• la Categorii am ales C6:H8
• iată ce a ieșit:

• de asemenea, poți modifica tipul de linie, conectorii și culorile folosite; rămâne la imaginația ta cum va arăta graficul final

Următoarele tipuri de grafice sunt mai puțin folosite de utilizatorii casnici:

• Suprafață (Area)
• Bule (Bubble)
• Rețea (Net)
• Stocuri (Stock) (folosit în mod special pentru a ilustra fluctuația prețurilor)
• Coloane și Linii (Column and Line) (o combinație între 2 tipuri de grafice: Coloane și Linii)

Export în format PDF

Dacă dorești să trimiți mai departe documentul la care ai lucrat, doar pentru vizualizare (nu și modificare), ai opțiune de export în formatul PDF (File -> Export as PDF):

Nu uita înainte să exporți fișierul, să verifici dacă arată așa cum îți dorești Fișier -> Previzualizare pagină (File -> Page Preview). Pentru setări ale paginii, mergi la Formatare -> Pagină (Format -> Page) unde le poți modifica.

Un lucru util care te poate ajuta în cazul în care, deși marginile sunt foarte mici, conținutul nu se încadrează bine în pagină: în tab-ul Foaie (Sheet) al meniului Stil Pagină (Page Style) din meniul Formatare -> Pagină (Format -> Page), există opțiunea Factor de scalare (Scaling factor) care îți permite să micșorezi conținutul astfel încât să-ți încapă în pagină.

Legături utile

• o prezentare a componentelor OpenOffice.org
• pagina utilizatorilor OpenOffice.org din România
• pagina oficială OpenOffice.org
• Tutoriale
• Documentații

Dacă ai întrebări sau vrei să aflii mai multe, scrie-ne și noi te vom ajuta.

Notă: Traducerile opțiunilor din meniu sunt aproximative, întrucât am folosit ultima versiune de OpenOffice.org pentru care nu a fost lansat încă pachetul pentru limba Română.